VoIP - vPBX Umstieg

Der Umstieg von der herkömmlichen Telefonie auf VoIP mit einer vPBX birgt einige Spezialitäten in sich.

Wie telefonieren Sie in Zukunft

Bisher war das Telefonieren vergleichsweise einfach. Auf dem Tisch stand ein Gerät über welches man mittels Tasten (früher Wählscheibe) die Verbindung zum Gesprächsteilnehmer herstellen konnte. Die einzige Problematik war in der Regel, wie man eine freie Leitung bekommt. Muss man eine null vorwählen oder eine Leitungstaste drücken?

Heute wird das ein bisschen komplexer. Beginnen wir damit, wo das Telefon ist:

Tischtelefon (wie früher, ein Gerät auf dem Tisch)
Softphpne auf dem PC oder Notebook mit einem Headset
Softphone auf dem MobilPhone, oder Tablett mit oder ohne Headset

Machen Sie sich Gedanken, wie und wo Sie künftig telefonieren möchten und welches Gerät Sie dafür einsetzen wollen. Bei den Meissten Anbietern ist dies entscheidend für die Anzahl der zu verwendenden Benutzer.

Wollen Sie im Geschäft telefonieren und wollen dazu ein Tischtelefon auf welchem Sie mittels einem Lämpchen auch sehen, ob Ihr Mitarbeiter bereits im Gespräch ist (BLF Funktion)?
Wollen Sie ihren Gesprächspartner zum Beispiel direkt aus Outlook oder einer anderen Software heraus anwählen können?
Wollen Sie auch telefonieren können, wenn Ihr PC nicht läuft?
Wollen Sie mit Ihrer Geschäftsnummer auch von zuhause aus telefonieren können?
Wollen Sie mit Ihrer Geschäftsnummer auch von Ihrem Ferienort aus telefonieren können?

Für einige der obigen Fragen werden Sie sagen: "Dazu habe ich doch mein Handy." Und das stimmt auch. Sie können Ihre Geschäftsnummer auf Ihr Handy umleiten lassen. Was aber, wenn Sie die Funktionen der PBX wie gemeinsames Adressbuch, BLF Funktionen (ist mein Mitarbeiter im Gespräch?) verschiedene Nummern etc verwenden möchten? Hier kommen oft Notebook oder Voip Apps zum Einsatz.

Prinzipiell können Sie über jedes wLAN telefonieren wie wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz wären. Bei wLan Verbindungen ist jedoch die verfügbare Bandbreite zu beachten welche für die Gesprächsqualität verantwortlich ist. 100Kbit pro Sekunde und pro zeitgleichem Gespräch benötigen Sie.

Die Internet Leitung

Beim Einsatz einer PBX werden die Gespräche über das Internet geführt. Hierzu wird pro Gespräch eine Bandbreite von etwa 100Kbit/s pro Gespräch benötigt. Ist diese Bandbreite nicht vorhanden, nimmt die Qualität des Gespräches ab. Es entstehen Unterbrücke oder es ist gar keine Verständigung möglich.

Zusammensetzung der Kosten für den Umstieg

Wie Sie vermutlich bereits unserer Vergleichstabelle von PBX Anbietern entnommen haben, ist das Vergleichen der Kosten nicht ganz einfach. Hier eine Übersicht wie sich die Kosten grundsätzlich zusammenstellen.

Telefone und Headsets

Anschaffungskosten (Geräte, Software)
Installationskosten (Arbeit)
Unterhaltskosten (Lizenzen)

PBX

Einrichtungsgebühren (Setup) einmalig
Laufkosten monatlich
Anpassungskosten
Gesprächsgebühren (laufend)
Portierungs Gebühren (Übernahme der bestehenden Telefonnummern, einmalig)

Benutzerfreundlichkeit der Konfiguration

An einer Telefonanlage richten Sie schon mal eine neue Umleitung ein, ändern Ansagetexte bei Telefonbeantwortern oder gesamten Kiosk-Systemen (Drücken Sie 1 für...).

Prüfen Sie, wie benutzerfreundlich Nutzer- und Administrations-Interfaces sind. Sind Sie in der Lage diese Anpassungen der Telefondienste selbst zu machen oder muss bei jeder Anpassung der Provider für Sie ran. Und wenn ja, was sind die Kosten dafür?

Die Konfigurationen einer PBX können sehr umfangreich werden. Anrufe in der Zeit von 8 Uhr bis 12 Uhr weiterleiten auf die Gruppe Verkauf, wenn keiner in 20 Sekunden antwortet weiterleiten auf Gruppe Technik, jedoch nicht wenn diese schon im Gespräch ist...

Fehlkonfigurationen Ihrer virtuellen Telefonanlage können unter Umständen eine telefonische Nichterreichbarkeit bewirken.

Konfiguration der PBX

Die Funktion Ihrer PBX welche irgendwo im Internet draussen steht, ist abhängig von der Funktion einer ganzen Reihe:

Internetzugang
Stromversorgung
PC oder Tischtelefone

Wenn ein Internetzugang ausfällt, sollten Sie telefonisch noch immer erreichbar sein. Konfigurieren Sie Ihre Anlage also so, dass wenn Ihre Teilnehmer nicht erreichbar sind, eine automatische Umleitung zum Beispiel auf ein Handy statt findet.

Aber Vorsicht, nicht erreichbar ist man auch, wenn der Gesprächsteilnehmer das Gespräch nicht annimmt.

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